Vi har vidareutvecklat hanteringen av stora sällskap. Många restauranger tillåter onlinebokning upp till exempelvis 8 personer och därefter måste man kontakta restaurangen eftersom man kräver ytterligare information för att veta om man kan välkomna sällskapet eller ej. Det är vanligt med en text som “För sällskap om fler än 8 personer vänligen ring eller mejla.”

Vi vet att det blir mycket administration att hantera sådana ärenden. I synnerhet då det ofta bara handlar om att man vill försäkra sig om att sällskapet är medvetna om att de måste acceptera en fast eller decimerad meny. Nu har vi tagit ett första grepp om detta och hoppas att göra det enklare för er och samtidigt snabbare ge gästen besked.

Egna större sällskap

I första hand har vi tagit fram så att gäster kan skicka in bokningsförfrågan för större sällskap. För sällskap större än det maxantal ni har för rena bokningar online möts gästen av ett formulär där de får ange datum, antal gäster samt önskad tid. Utöver det får de lämna ett meddelande om vad för typ av middag de kommer att ha för att ni lättare ska få en uppfattning om vad ni kan förvänta er.

Om ni har ett specifikt villkor som gäller för alla större sällskap så kan ni meddela detta redan när förfrågan skall skickas och ställa det som villkor som gästen måste godkänna innan förfrågan kan skickas. Det kan vara ex “Jag godkänner att vår avsmakningsmeny gäller för stora sällskap”

Alla dessa bokningsförfrågningar hittar ni inne i WaiterAid under fliken med en BokaBord-ikon. Där listas de i den ordning som de har kommit in. Invid varje förfrågan finns det två knappar. Acceptera samt neka. Om ni klickar på “Acceptera” kommer ni att få en bokningsbekräftelse som ni kan skicka direkt till gästen men ni kan även redigera bekräftelsen och lägga till valfri text innan ni skickar iväg det.

Om ni väljer att klicka “neka” kommer förfrågan att tas bort samtidigt som det skickas ett epost till gästen med information om att ni tyvärr inte kunde erbjuda dem plats denna gång.

Ni väljer att aktivera tjänsten i Admin -> Bokningsapplikation -> Bokningsapplikation: Aktivera formulär för stora sällskap. Under detta val väljer ni om ni vill kräva accept av speciella krav och vilken text som då ska godkännas.

Generella förfrågningar på BokaBord

Många gånger vet inte gästen vem som kan erbjuda bord för en födelsedagsmiddag eller företagsevent eller liknande. Vi har därför lanserat stora sällskap som en tjänst på BokaBord.se. BokaBord är mest känt för enkelheten att hitta alla lediga bord en viss tidpunkt. Men om man vill hitta bord för fler än 10 personer erbjuder vi nu besökaren att skicka en förfrågan som når hela nätverket av restauranger som använder WaiterAid.

Dessa förfrågningar hamnar på samma sida som era egna större sällskap, men här behöver ni inte agera om bokningen inte passar hos er. Under testperioden har vi sett att flera restauranger har varit intresserade av att visa intresse för dessa bokningar. Målsättningen är att den här tjänsten ska bli helt automatisk men tills vidare sköter vi det helt manuellt för att säkerställa att tjänsten i förlängningen blir så bra som möjligt.

Så här ser flödet ut i dagsläget:

• Gästen skickar in förfrågan på BokaBord.se
• Alla restauranger ser omgående alla förfrågningar på sidan i WaiterAid
• Under 24 timmar samlar vi in intressen från vårt nätverk av restauranger.
• Om ni anger intresse garanterar ni att ni håller plats till sällskapet i 48 timmar
• Vi kontaktar gästen med alla förslag som har kommit in för att se vilket de vill välja
• Vi meddelar restaurangen att gästen har valt att gå till dem

Därefter kommer kommunikationen att hanteras separat mellan gästen och restaurangen i fråga.